Privacyverklaring Van Madelief

Dit is de privacyverklaring en het cookiebeleid van Van Madelief B.V., gevestigd en kantoorhoudende te (8261WB) Kampen aan de Meeuwenplein 7, hierna te noemen “Van Madelief”.

Van Madelief biedt een afdrukdienst voor fotoboeken aan ouders die klant zijn bij organisaties in de kinderopvang, zorg en het onderwijs. Deze organisaties kunnen de afdrukdienst van Van Madelief (laten) koppelen aan hun ouderportaal/app. Binnen deze privacyverklaring worden de volgende termen gehanteerd voor de verschillende betrokkenen:

  • Van Madelief: De leverancier van de afdrukdienst en in dit kader verwerker van gegevens.
  • Organisaties: de organisaties die de Van Madelief afdrukdienst aan hun ouderportaal/app hebben gekoppeld.
  • Gebruiker: de klanten (ouders) van Van Madelief. De gebruiker wordt in deze privacyverklaring ook rechtstreeks aangesproken (je/jij/jouw).

Van Madelief hecht veel waarde aan het beschermen van persoonsgegevens en de privacy van onze klanten en gebruikers. Wij houden ons aan de regels die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige privacy wet- en regelgeving stellen.

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en we daarmee omgaan. Zo wordt uitgelegd welke persoonsgegevens vastgelegd worden en voor welk doel de gegevens gebruikt worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

 

Verwerkte persoonsgegevens

Van Madelief verwerkt persoonsgegevens om jou als klant een fotoboek te kunnen leveren. Van Madelief verwerkt enkel informatie om onze diensten en producten te kunnen leveren, klantenservice te bieden, de gebruiksvriendelijkheid van onze diensten te verbeteren of uitbreidingen op onze diensten te kunnen ontwikkelen.

Bij de verwerking van gegevens maakt Van Madelief onderscheid tussen gegevens van onze gebruikers (ouders) en de organisaties die Van Madelief aan hun ouderportaal/app gekoppeld hebben.

  • Van onze gebruikers: Voornamen en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, audit-informatie (zoals geslaagde en mislukte inlogpogingen, datum/tijd van mutaties, gebruikte device, IP-adres), foto’s, voornaam van uw kind(eren), geslacht en leeftijd van uw kind (om automatisch de beste layout te kiezen), bij welke organisatie u klant bent (t.b.v. het bepalen van de layout van het fotoboek)
  • Van de organisaties: Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, vestigingsplaats, adres KvK-nummer, BTW-nummer), contactpersonen (naam, functie, e-mailadres, (zakelijk) telefoonnummer), abonnementsgegevens en betalingsafspraken, bank- en facturatie gegevens (zoals IBAN, tenaamstelling, BIC-code).

Van Madelief verzamelt en verwerkt jouw gegevens alleen nadat je toestemming hebt gegeven vanuit jouw ouderportaal/app om deze gegevens met ons te delen. Wij kunnen alleen foto’s verwerken indien jij uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven aan de organisatie om foto’s te maken. De ouder/verzorger kan deze toestemming net zo makkelijk intrekken als dat deze gegeven wordt, via “Mijn toestemmingen” in het ouderportaal/app of door dit door te geven bij de medewerkers van de organisatie. Het intrekken van de toestemming gebeurt niet met terugwerkende kracht. Het intrekken van de toestemming heeft dus geen gevolgen voor eerder verzamelde gegevens gedurende de tijd dat er wel een toestemming was.

 

Doel van de gegevensverwerking

Van Madelief verwerkt alleen persoonsgegevens in het kader van de volgende doeleinden:

Om gebruik van de dienst mogelijk te maken: De gegevens die wij verwerken hebben wij nodig om onze diensten op de juiste manier te leveren. We gebruiken dit bijvoorbeeld om de betaling van je bestelling af te handelen of om het product aan de juiste deur af te leveren. Daarnaast gebruiken wij de gegevens om speciaal voor jouw gemaakte aanbiedingen te maken (alleen als je toestemming geeft voor onze nieuwsbrieven). Ook hebben wij als dienstverlening een klantenservice, hier worden e-mailadressen of telefoonnummers gebruikt om contact te zoeken. Deze gegevens worden tijdelijk bewaard om jou zo goed mogelijk te helpen. Wij respecteren de privacy van de klant. De aangeleverde foto’s worden nooit automatisch gecategoriseerd en de gegevens van de foto’s worden niet verwerkt. Wij gebruiken geen technieken als Image Recognition, OCR of vergelijkbare technieken

 

Duur van de verwerking van de gegevens

Van Madelief hanteert de volgende bewaartermijnen voor de verwerkte persoonsgegevens:

  • Foto’s: Tot 3 maanden na afronding van je bestelling of na de laatste bewerking van het fotoboek
  • Afdrukbestand Fotoboek: Tot 6 maanden na de laatste bestelling van het fotoboek
  • Gebruikersgegevens: Tot 7 jaar
  • Organisatiegegevens: Tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst

 

Locatie van verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens vindt volledig plaats binnen Nederland. Voor het afdrukken van de fotoboeken maken wij gebruik van een drukker, welke ook in Nederland is gevestigd.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij passen in het hele bedrijf technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om je persoonsgegevens te beveiligen en je privacy te waarborgen. We doen er alles aan om – gezien de stand der techniek – passende maatregelen te nemen. Periodiek wordt door ons gecontroleerd of onze maatregelen nog adequaat zijn. Dit gebeurt door middel van het uitvoeren van risicoanalyses, interne controles en door onafhankelijke audits. Zo wordt ons technisch platform periodiek door een externe partij via een PEN-test getoetst op mogelijke kwetsbaarheden. Wij stellen vervolgens alles in het werk om te zorgen dat gevonden kwetsbaarheden verholpen worden.

Onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht en worden periodiek gescreend op hun gedrag. Je mag van ons verwachten dat wij alles doen, wat in redelijkheid van ons verwacht wordt, om je privacy te waarborgen.

Hieronder vind je een aantal van onze belangrijkste beveiligingsmaatregelen die we genomen hebben:

  • Infrastructurele beveiligingsmaatregelen: Van Madelief maakt gebruik van firewalls, port-forwarding en beheertoegang via VPN.
  • Beveiligde verbinding via TLS (voorheen SSL): Persoonsgegevens (en alle andere gegevens) worden via een versleutelde verbinding verstuurd.
  • Secure data storage: Foto’s worden versleuteld opgeslagen;
  • Toegangsbeveiliging en rolgebaseerde autorisatie: Toegang wordt verleend op basis van gebruikersnaam en een sterk wachtwoord (minimaal 10 karakters). Er zijn mechanismen toegepast om (brute force) ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Systeemfuncties en gegevens zijn door middel van rolgebaseerde autorisatie toegekend aan gebruikers. De rol van de gebruiker in het systeem bepaalt welke functionaliteit en gegevens beschikbaar zijn.
  • Vastleggen audit trails: Belangrijke gebruikershandelingen, zoals (mislukte) inlogpogingen, uitloggen en verstuurde notificaties worden vastgelegd in een audit trail. Deze is terug te leiden tot de gebruiker en het IP-adres. Zo kan misbruik van een individuele gebruiker of misbruik vanaf een specifiek IP-adres gedetecteerd worden.
  • Periodieke beveiligingstest (PEN-test): Onze software wordt regelmatig, doch tenminste tweejaarlijks gecontroleerd op beveiligingsproblemen door een externe gerenommeerde beveiligingsexpert
  • Beveiliging onlosmakelijk geïntegreerd binnen de Van Madelief organisatie: Van Madelief heeft haar processen, bedrijfsomgeving en interne systemen voorzien van beveiligingsmaatregelen, op basis van een risico gestuurd informatiebeveiligingsproces. Informatiebeveiliging is hierbij als integraal onderdeel van de periodieke evaluatie- en stuurprocessen opgenomen.

 

Beveiligingsincident of datalek

Wanneer er sprake is van een beveiligingsincident, denk een hack in onze systemen, reageren wij hier direct op. We onderzoeken of het om een beveiligingslek (zwakke plek in onze beveiliging) of een datalek (verlies of onrechtmatige verwerking van je gegevens) gaat. Wij zullen beveiligings- en datalekken zo snel mogelijk dichten. Bij een datalek informeren wij binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor je privacy. Gaat het om een datalek met een hoog risico voor je privacy (bijvoorbeeld als er veel of gevoelige gegevens zijn gelekt). Dan zullen wij het lek ook aan jou (de gebruiker) melden. Heb jij een beveiligingsincident of datalek gevonden bij Van Madelief, stuur dan meteen een mail naar info@vanmadelief.nl of meldt het bij onze Functionaris Gegevensbescherming via info@vanmadelief.nl.

 

Cookiebeleid

Er wordt gebruik gemaakt van zogenaamde technische cookies (ook wel sessiecookie genoemd). Dit zijn cookies die als enige doel hebben het relateren van een verzoek dat door een gebruiker gestuurd wordt aan de informatie die voor deze gebruiker op de server staat (in de sessie).

Er wordt geen gebruik gemaakt van third-party cookies of tracking cookies (van bijvoorbeeld Facebook of Google).

 

Jouw rechten

Op basis van de wet kun je bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van je persoonsgegevens. Je hebt recht op inzage en correctie van je persoonsgegevens. Ook heb je het recht om ons te verzoeken bepaalde persoonsgegevens (zoals foto’s) te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Tot slot kun je bezwaar maken tegen de hierboven bedoelde verwerkingen, voor zover dit op jouw specifieke situatie voorziet.

Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kun je richten aan info@vanmadelief.nl. Er zal uiterlijk binnen 4 weken op gereageerd worden.

Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen in verband met de gegevensverwerking van persoonsgegevens door Van Madelief. Deze klacht kun je bij Van Madelief indienen, zodat wij hier op kunnen reageren. Tevens is het mogelijk rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens je klacht in te dienen. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn hier te vinden. Het heeft onze voorkeur om eerst op de hoogte gesteld te worden in geval van een klacht, zodat wij kunnen kijken wat we kunnen doen om je klacht te verhelpen.

 

Vragen

Mocht je vragen hebben over onze privacyverklaring, dan kun je deze melden via info@vanmadelief.nl of 085 0735754.

 

Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden te allen tijde het recht onze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen. Op deze pagina vind je echter altijd de meest recente versie, waarbij de laatste wijzigingsdatum vermeld wordt. We adviseren je daarom om onze verklaring regelmatig op wijzigingen na te gaan.

Onze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 24 april 2021.